Fiecare piesă are propria fișă: cum urmărești proveniența de la vehicul la vânzare

Proveniența unei piese devine urmăribilă când separi tipul de piesă de exemplarul fizic. Tipul spune „alternator cu acest cod OEM”. Exemplarul spune „acest alternator, din această mașină, pe acest raft”. Fișa individuală păstrează a doua informație, de la demontare până la livrare și, dacă e cazul, la retur.

Ce înseamnă tip de piesă și ce înseamnă exemplar

Tipul de piesă reprezintă descrierea care se repetă: denumire, categorie, cod OEM. Exemplarul reprezintă obiectul unic de pe raft. Un magazin de piese noi vinde tipuri, pentru că zece bucăți din aceeași cutie sunt identice. Un parc de dezmembrări vinde exemplare.

Testul e simplu: dacă inversezi două piese între ele, se schimbă ceva pentru client? La două filtre noi, nu. La două alternatoare demontate, da: altă mașină, alt kilometraj declarat, alte urme de uzură, alte fotografii.

Orice informație care trece acest test aparține fișei exemplarului. Tot ce rămâne valabil pentru orice bucată aparține descrierii tipului.

Ce conține fișa unei piese

Trasabilitatea înseamnă capacitatea de a verifica istoricul, locația sau folosirea unui obiect pe baza unei identificări documentate. Într-un parc, asta se traduce în câteva câmpuri ținute la zi pe fiecare fișă.

Exemplu ipotetic: două alternatoare similare

Exemplu ipotetic, cu coduri inventate. În parc intră două mașini de același model, cu aceeași motorizare. Din fiecare se demontează un alternator, iar ambele au același cod OEM.

• Alternatorul P-000412 vine din mașina A, are kilometraj declarat mai mic, fără urme vizibile, și stă pe raftul B-04-02.
• Alternatorul P-000537 vine din mașina B, are o carcasă lovită, pe care o arată fotografiile, și stă pe raftul C-01-03.

Pe un tabel obișnuit ar apărea un singur rând: „alternator, 2 buc.”. Clientul care întreabă de cel bun poate primi cel lovit, deși pe hârtie nu s-a greșit nimic.

Cu două fișe, cele două trasee rămân paralele, ca în imaginea de sus: fiecare pornește de la propriul vehicul, trece prin propria etichetă și propria fișă și ajunge într-un colet separat. Traseele nu se intersectează.

Peste două luni, cumpărătorul primului alternator reclamă o defecțiune. Pe fișă găsești mașina de proveniență, fotografiile, starea de la verificare și comanda. Discuția pornește de la fapte, nu de la ce își amintește cineva din echipă.

Unde se rupe lanțul de proveniență

Lanțul nu se rupe, de obicei, în program. Se rupe în trecerile dintre oameni. Verifică aceste patru puncte: aici apar, de obicei, piesele despre care nimeni nu mai știe de unde vin.

1. De la mașină la masa de lucru. Piesa demontată primește identificatorul imediat. Dacă fișa nu există încă, un cod scris pe etichetă e suficient, dacă trimite clar la vehicul.
2. De la masa de lucru la raft. Locația se notează când piesa ajunge la loc, nu când „va fi” dusă acolo.
3. De la raft la colet. Înainte să închizi coletul, compară identificatorul de pe piesă cu cel din comandă.
4. De la client înapoi în parc. O piesă returnată nu se pune direct pe raft. Se verifică, iar fișa îi înregistrează starea nouă înainte să fie scoasă din nou la vânzare.

Cum urmărești proveniența în ELVPro

În ELVPro, fiecare piesă din dezmembrare este un articol unic, legat de vehiculul din care provine. Recepția vehiculului înregistrează mașina, iar după demontare echipa bifează componentele dintr-o listă grupată pe categorii și creează ciornele dintr-o singură mișcare. Fiecare ciornă este deja legată de mașină.

Dacă lași câmpul SKU gol, programul atribuie automat următorul număr intern. Fiecare piesă primește și un cod de trasabilitate, generat separat de SKU.

Starea de vânzare trece prin Ciornă, CTC, Listată, Rezervată și Vândută, cu Returnată și Casată pentru cazurile de după. Exportul XLSX al pieselor pune pe același rând SKU-ul, codul de trasabilitate, vehiculul donator, VIN-ul și locația.

Evidența de mai sus este una operațională. Obligațiile legale pentru vehiculele scoase din uz, inclusiv certificatul de distrugere, au reguli proprii și nu se înlocuiesc cu o fișă de piesă.

Greșeli frecvente în evidența pieselor

• O fișă pentru mai multe exemplare. Pare mai rapid, dar fotografiile și starea vor descrie doar una dintre piese.
• Codul OEM folosit ca identificator. Se repetă, deci nu poate deosebi două exemplare.
• Fotografii reutilizate. Poza alternatorului bun, pusă și pe fișa celui lovit, e o reclamație programată.
• Piese fără vehicul. O piesă introdusă fără donator nu mai poate fi legată ușor de mașină după câteva luni.
• Fișă ștearsă după vânzare. Fișa unei piese vândute e tocmai cea de care ai nevoie la o reclamație. Rămâne în evidență.

Întrebări și răspunsuri

Trebuie să am o fișă pentru fiecare șurub sau clemă?

Nu, fișa individuală are sens pentru piesele pe care le vinzi separat și a căror stare contează. Elementele mici care se vând împreună cu altceva intră ca accesorii pe fișa piesei principale. Piesele noi, aftermarket, identice între ele, pot avea în ELVPro o cantitate în stoc în loc de câte o fișă pentru fiecare bucată.

VIN-ul donatorului apare pe fișa piesei?

Da, ca legătură cu vehiculul donator, nu ca dată scrisă de mână pe fiecare piesă. VIN-ul identifică mașina, are 17 caractere la vehiculele moderne și se notează o singură dată, la recepție. Fișa piesei trimite la vehicul și preia de acolo identificarea. Așa eviți greșelile de transcriere de pe zeci de fișe.

Ce fac cu piesele vechi, fără vehicul cunoscut?

Marchează-le onest și nu le inventa proveniența. Dacă documentele sau echipa pot stabili sigur mașina, leagă piesa de vehicul. Dacă nu, fișa rămâne fără donator și rămâne valabilă pentru stare, locație și preț. O proveniență presupusă e mai periculoasă decât una lipsă, pentru că o poți promite unui client.

Codul OEM este suficient ca să dovedesc compatibilitatea?

Nu, codul OEM spune ce piesă este, dar nu garantează singur montajul pe orice mașină. O piesă se montează corect doar dacă se potrivesc și motorizarea, varianta și conectorii. Fișa păstrează codul și proveniența, iar verificarea compatibilității rămâne un pas separat, făcut înainte să confirmi vânzarea.

Cine trebuie să completeze fișa?

Fișa o completează cine are informația în mână. Demontatorul identifică piesa și vehiculul, cine verifică adaugă starea și fotografiile, iar cine o așază confirmă locația. Nu e nevoie de un singur operator la birou. Contează ca fiecare pas să se facă pe loc, nu la sfârșitul zilei, din memorie.

Ce se întâmplă cu fișa după ce piesa este vândută?

Fișa rămâne în evidență, cu starea Vândută, și nu mai este disponibilă pentru cumpărare. Ea devine dovada de care ai nevoie la o reclamație sau la un retur. Dacă piesa revine, starea devine Returnată, iar piesa trece din nou prin verificare înainte de o eventuală repunere în vânzare.

Verifică trei piese de pe raft

Ia la întâmplare trei piese de pe rafturi și încearcă să spui, în cinci minute, din ce mașină provine fiecare. Dacă reușești pentru toate trei, ai un lanț funcțional. Dacă nu, ai găsit punctul pe care trebuie să îl repari primul.

Apoi vezi cum leagă ELVPro fiecare exemplar de vehiculul lui: explorează gestiunea stocului de piese.